Nawyk Gospodarnego Przedsiębiorcy

W biznesie zyski są hipotetyczne, a koszty są pewne. Trochę to smutne, ale przedsiębiorcy mniej się tym przejmują, jako osoby z natury odważniejsze i bardziej optymistyczne niż ogół populacji. Jeśli jednak chcesz na dłużej zagrzać miejsce w biznesie, dobrze byłoby dołożyć jeszcze jedną cnotę do Twojej charakterystyki - gospodarność, czyli mądre korzystanie z pieniędzy.

Wprowadzenie - historia roztrzepanego przedsiębiorcy

Jest taka rzecz, której się wstydzę. Głupio mi się do tego przyznać, ale w końcu nadszedł czas, by wyrzucić to z siebie. To temat, który w moim życiu biznesowym spędzał mi sen z powiek i powodował powstawanie gniewnych, nieparlamentarnych słów na swój temat. Mówię tu o zapodziewaniu faktur.

Brałem fakturę za realny koszt mojej działalności - np. wydruk materiałów na szkolenie. Po czym coś bliżej nieokreślonego się z nią działo. Skrywała się pod innymi papierami? Lądowała na biurku, po czym przygniatały ją pudła z grami? Któż może to wiedzieć?! Efekt jednak był taki, że w wyjątkowo głupi sposób traciłem pieniądze. Ile pieniędzy? Zobaczmy:

Załóżmy, że za wydruk zapłaciłem 100 zł netto / 123 zł brutto. Gubiąc fakturę traciłem 23 zł za VAT i 18 zł nie obniżając swojego 18% podatku dochodowego. Łącznie 41 zł. Oczywiście, można powiedzieć - przecież to tylko 4 dychy! Pomyśl jednak, jak ucieszył(a)byś się, gdybyś znalazł(a) te 40 zł na ulicy? Ja w tej sytuacji do przez cały dzień radośnie szczerzyłbym zęby.

Z odsieczą, jak (niemal?) zawsze, przyszły mi nawyki! Zaprojektowałem następujący nawyk:

PO TYM JAK odbiorę fakturę od sprzedawcy, OD RAZU odsunę się w "ustronne miejsce", wyciągnę telefon, wskanuję fakturę i zapiszę ją na dysku w chmurze.

Jaką korzyść daje ten nawyk?

Po pierwsze - oszczędność pieniędzy. Gdybym zliczył kwoty z wszystkich zapodzianych faktur, w skali roku byłaby spokojnie czterocyfrowa liczba. Obstawiam kwotę 2 530 zł, ale nie mam pewności.

Do drugie - oszczędność nerwów, emocjonalnych ran po opluwaniu się jadem i wyzwiska pod własnym adresem.

Po trzecie - oszczędność czasu. Wskanowanie faktury, tuż po jej otrzymaniu od sprzedawcy, wraz z umieszczeniem jej na dysku, zajmuje mi w porywach 1 minutę. A to tylko w sytuacji, gdy mam uświnione palce po jedzeniu hot-doga na stacji. Zamiast chować faktury po kieszeniach, potem ich szukać, katalogować itd. mam zadanie od ręki załatwione.

Co będzie dobrym wyzwalaczem tego nawyku?

Tutaj nie ma potrzeby intensywnego móżdżenia, by wymyślić błyskotliwy wyzwalacz - jest on wpisany w sytuację, czyli:

PO TYM JAK dostanę fakturę od sprzedawcy...

Jaką dokładnie reakcję proponuję rozwinąć?

Doprecyzujmy kilka pojęć, którymi posłużyłem się wcześniej.

"Ustronne miejsce" to nie(koniecznie) toaleta. Najczęściej wystarczy się odsunąć kilka kroków od lady, by nie blokować kolejki. Jeśli znajdziesz fragment płaskiej powierzchni (stolik, półka), na której możesz położyć na moment fakturę - znakomicie! Jeśli nie, trzymając w jednej ręce fakturę, a w drugiej telefon, też dasz radę ją wskanować. No chyba, że jeszcze nie zjadłeś/łaś tego hot-doga...

Co to znaczy "wskanować coś telefonem"? Sam korzystam z aplikacji CamScanner. Robisz zdjęcie, apka pomaga Ci je dobrze wykadrować, by wyciąć tło, tak żeby został sam dokument.

Potem przy pomocy kilku kliknięć (udostępnić > zapisz na Dysku Google) możesz wrzucić fakturę do chmury. Oczywiście nie do przypadkowej. Najlepiej do folderu, np. o nazwie Faktury 2020, do którego ma dostęp Twój księgowy.

Co będzie dobrą nagrodą w tym nawyku?

Mnie w zupełności wystarcza uczucie dobrze spełnionego obowiązku i ulgi, że ta faktura nigdzie mi się nie zapodzieje. Jeśli to dla Ciebie za mało, możesz dodatkowo unieść prawą rękę i poklepać się 3 razy po lewym ramieniu.

Stopniowanie trudności, wersja awaryjna, ułatwienia

Myślę, że żadne dodatkowe bajery nie są w tym nawyku potrzebne. Aplikacja umożliwiająca łatwe skanowanie faktur i zapisywanie ich w chmurze w zupełności wystarczy.

Końcowe słowo

To naprawdę proste i skuteczne rozwiązanie. Oszczędność czasu, pieniędzy i nerwów w jednym. Czego można chcieć więcej? : - )