"Zestawy nawyków" cz. 3 - Produktywność

Chcesz zwiększyć swoją efektywność, korzystając z kilku prostych sztuczek? Jeśli tak, zachęcamy do lektury i wprowadzenia "Zestawu nawyków" cz. 3.

1. Spisywanie zadań
2. Planowanie dnia pracy
3. Praca w pełnej koncentracji
4. Sprawdzanie maila w stałych porach

--------

1. Spisywanie zadań

Zdarza Ci się, że gdy robisz jedną rzecz, Twój umysł przypomina Ci o innych zadaniach, które masz do wykonania? "Pamiętaj jeszcze o wysłaniu tego maila" "Muszę jeszcze zrobić zakupy spożywcze po pracy" itd. Możesz skutecznie wyeliminować tego typu rozpraszacze, dzięki spisywaniu wszystkich zadań w jednym, godnym zaufania systemie. Dzięki temu też będziesz o wszystkim pamiętać, nic nie umknie Twojej uwadze.

I. wyzwalacz - pojawiające się nowe zadanie (które zlecił Ci szef, klient lub sam je ustaliłeś).

II. reakcja - zapisanie zadania. Możesz je wpisać do telefonu, komputera, w kalendarzu lub nagrać notatkę głosową. Ważne, by trzymać wszystkie zadania w jednym, łatwo dostępnym miejscu. Możesz oczywiście zapisać zadanie chwilowo w innym miejscu (np. gdy prowadzisz samochód i przypomniało Ci się, że masz coś wysłać na poczcie, warto posłużyć się dyktafonem w telefonie)., a później je przenieść do docelowego miejsca, gdzie gromadzisz wszystkie zadania.

III. nagroda - chwila odprężania, poprzeciąganie się.

2. Planowanie dnia pracy

Rano, zanim rzucisz się w wir wykonywania zadań, stwórz lub zaktualizuj plan na ten dzień. Zapisz rzeczy, które chcesz wykonać, oszacuj ich czas i zobacz czy zdążysz to zrobić i ustal kolejność zadań. Jeśli tak jak ja, robisz tygodniowe plany działania, początek dnia jest dobrym momentem, żeby zaktualizować listę zadań. Może pojawiło się nowe, znacznie istotniejsze zadanie? Albo coś przestało mieć znaczenie i można z tego zadania całkiem zrezygnować? Zawsze podejmuj świadomy wybór dotyczący tego, co dzisiaj będziesz robić.

I. wyzwalacz - stary nawyk związany z początkiem pracy (zaparzenie kawy, włączenie komputera, zalogowanie się na swoje konto na komputerze).

II. reakcja - stworzenie lub zaktualizowanie listy zadań na dziś

III. nagroda - depozyt w budżecie na przyjemności (wrzucenie 10, 20 lub 50 gr do naczynia ze środkami przeznaczonymi na rozrywkę i dobre jedzenie).

3. Praca w pełnej koncentracji

Polecam gorąco technikę Pomodoro.
http://blog.zdobywalnia.pl/skuteczne-dzialanie/technika-pomodoro-zdrowie-swiezosc-efektywnosc

W dużym skrócie polega ona na intensywnej pracy przez 25 minut, za które w nagrodę dostajemy 5 minutową przerwę.

Zanim zaczniesz działać, nastaw minutnik na 25 minut, wyłącz wszystkie rozpraszacze (wycisz telefon, zamknij w przeglądarce karty z skrzynką pocztową, facebookiem itd.) i pracuj nad jedną rzeczą tak długo, aż usłyszysz alarm.

Polecam, by na początek tylko raz dziennie pracować w takim bloku czasowym, a resztę dnia w tradycyjny sposób. Szybko przekonasz się, że gdy pracujesz w Pomodoro, jesteś w stanie zrobić znacznie więcej. Wtedy stopniowo zwiększaj ilość pracy w blokach czasowych każdego dnia.

I. wyzwalacz - rozpoczęcie pracy (najlepiej tuż po stworzeniu planu dnia).

II. reakcja - wyciszenie rozpraszaczy, nastawienie minutnika na 25 minut i praca, aż do usłyszenia alarmu.

III. nagroda - 5 minut dla siebie - na relaks, rozrywkę

4. Sprawdzanie maila w stałych porach

Więcej informacji o tym nawyku znajdziesz we wcześniejszym wpisie - "Pożyteczne nawyki" cz. 5

I. wyzwalacz - powrót z dłuższej przerwy (np. obiadowej) lub alarm w telefonie nastawiony na konkretną godzinę lub godziny (np. 12 i 16).

II. reakcja - zalogowanie się na skrzynkę pocztową i odpowiadanie na przychodzące wiadomości przez określony czas, np. 25 minut lub 50 minut.

III. nagroda - 5 minut relaksu (przeciąganie się, głębokie oddychanie), posłuchanie ulubionej piosenki lub zjedzenie czegoś, co lubisz (np. banana)